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Seit ein paar Wochen nutze ich ToDoIst und ich bin begeistert. Seither suche ich nach Anregungen, wie ich meine täglichen Aufgaben in dem Tool noch besser organisieren kann. Hier die Tipps, die mir besonders gut helfen.

Aufgaben sofort, verständlich und komplett erfassen

Das beste Tool nützt nichts, wenn man nicht konsequent alle Aufgaben erfasst. Wenn mir nachts oder im Supermarkt eine Aufgabe durch den Kopf schießt, greife ich zum Smartphone und erfasse die Aufgabe sofort. Nachts kann ich danach schnell wieder einschlafen, weil ich sicher bin, dass die Aufgabe gespeichert ist. Mache ich das nicht, wache ich morgens auf und kann mich beim besten Willen nicht mehr an die Dinge erinnern, die mir nachts eingefallen sind.

Im Browser sowie unter Windows und Mac präsentiert ToDoIst diese Oberfläche. (Screenshot: DoIst)

Im Browser sowie unter Windows und Mac präsentiert ToDoIst diese Oberfläche. (Screenshot: DoIst

Jede erfasste Aufgabe muss selbsterklärend sein. Deshalb sollte man direkt beim Erfassen darauf achten, dass man auch nach Tagen oder Wochen noch weiß, was man konkret machen muss. Sonst muss man lange überlegen, was man damit wohl gemeint hat. Und wenn man jemanden anrufen muss, dann erfasst man die Telefonnummer in der Aufgabe. So muss man sie später nicht irgendwo suchen.

Wenn man eine URL zu einer Aufgabe speichern möchte, bieten sich dafür die ToDoIst-Browser-Erweiterungen für Chrome, Firefox und Safari an. Auf Knopfdruck wird die URL in eine Aufgabe übernommen. Die Beschreibung ergänzt man dahinter in Klammern. Dann ist die Aufgabenbeschreibung anklickbar.

Auch Aufgaben, die in E-Mails stecken, erfasse ich mittlerweile in ToDoIst, damit ich die E-Mail aus dem Posteingang entfernen kann. Hier gilt die 2-Minuten-Regel: E-Mails, die ich binnen zwei Minuten erledigen kann, werden sofort bearbeitet. Muss ich aber zum Beispiel eine Person anrufen, die nur zu bestimmten Zeiten erreichbar sind, schreibe ich das als Aufgabe in ToDoIst.

Das Tages- und Wochenziel muss man sich verdienen

Wer ToDoIst benutzt, sammelt automatisch Karma-Punkte und erreicht mit bestimmten Punktzahlen ein neues Level. Klingt banal, ist aber sehr motivierend, weil man ständig diesen Punktezähler vor Augen hat und weiß, wie viele Punkte bis zum nächsten Level fehlen.

Punkte gibt es unter anderem dafür, dass man jeden Tag und jede Woche eine gewisse Anzahl an Aufgaben erledigt. Diese Tages- und Wochenziele sind zum Start auf 5 bzw. 25 eingestellt. Wenn man ein erstes Gefühl dafür bekommen hat, wie viele Aufgaben man jeden Tag erledigt, sollte man diesen Wert hochsetzen. Die Tages- und Wochenziele sollten so gewählt sein, dass es nicht selbstverständlich ist, das Ziel jeden Tag zu erreichen. Sie sollten aber auch nicht zu hoch liegen. Dann bleiben Aufgaben liegen und das kostet – genau – Karma-Punkte.

Tägliche bzw. wöchentliche Routine-Aufgaben erfassen

Noch ein Trick, der bei mir gut funktioniert: Ich habe in ToDoIst tägliche bzw. wöchentlich anstehende Aufgaben (Meeting X vorbereiten, Status bestimmter Projekte überprüfen) als Aufgaben erfasst und mit Prio 2 priorisiert. Auf diese Weise gehen mir solche Sachen nicht durch die Lappen und ich plane direkt Zeit für die Erledigung dieser Aufgaben ein.

In dem Zusammenhang habe ich auch schon überlegt, die Bearbeitungszeit von Aufgaben mit Hilfe von Etiketten zu erfassen. Fünf-Minuten-Aufgaben lassen sich mal dazwischen schieben während Aufgaben, an denen man eine Stunde sitzt in meinem Fall immer erst abends bearbeitet werden können, wenn die Zahl der Telefonanrufe sinkt.

Bisher nutze ich die Etiketten, um a) Aufgaben zu markieren, bei denen ich auf die Rückmeldung eines Kollegen warte und b) Punkte zu markieren, die ich mit bestimmten Personen besprechen möchte. Wenn ich die Person sehe oder an der Strippe habe kann ich so direkt mehrere Punkte auf einmal erledigen.

Aufgaben priorisieren

Die Diskussion hat vermutlich schon jeder mit Kollegen oder seinem Chef geführt: Nicht alle Aufgaben des Tages haben Prio 1. Idealerweise gibt es jeden Tag nur eine Prio-1-Aufgabe, 2-3 Prio-2-Aufgaben und der Rest ist Prio 3. Nur so ist sichergestellt, dass man die wichtigsten Todos erledigt bekommt und keine Bugwelle aufbaut, die nur zu Frust führt.

Jeden Abend werden die Aufgaben, die ich nicht erledigt habe, gesichtet und auf den nächsten Tag oder einen späteren Tag verschoben. Auf da hilft ToDoIst, weil das Tool Aufgaben nicht nur per Klick auf den nächsten Tag verschiebt, sondern clever einen Tag vorschlägt, an dem bislang wenig Aufgaben auf der Liste stehen. Ideal wäre es, wenn man Kalender und Aufgaben-Liste gleichzeitig sehen könnte, denn ein Tag voller Termine sollte ein Tag ohne zu lange Todo-Liste sein. Hier behelfe ich mir damit, dass ich für die Wochenplanung per Split View Outlook-Kalender und ToDoIst auf den Bildschirm hole.

Aufgaben-Erinnerung, wenn man losfährt

Als nützlich empfinde ich die Funktion, sich nicht nur zu bestimmten Zeitpunkten an anstehende Aufgaben erinnern zu lassen, sondern auch, wenn ich einen Ort (Büro, zu Hause) erreiche oder diesen verlasse. Wenn man auf dem Weg nach Hause noch in einem Geschäft vorbeifahren muss, kann man sich daran erinnern lassen.

3 Kommentare
  1. Hubert sagte:

    hach – Todoist habe ich auch lieben gelernt! Zweckentfremde das sogar auch neben den To-Dos – für Städtereisen habe ich mir ein Projekt „Städte Ideensammlung“ mit Unterprojekten „Stadtxyz“ angelegt, wo ich dann alle Tipps und Ideen, die ich irgendwo aufschnappe als Aufgabe anlege :)

    Die Erweiterungen sind auch praktisch – die Mac App finde ich aber zum Nutzen nochmal hilfreicher :)

    An der Stelle mal ein herzliches Danke an Dich und Christina für den tollen newsletter!

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Trackbacks & Pingbacks

  1. […] dass die massiv nachlassen in der Entwicklung.“ (Anmerkung: Mehr dazu in Sebastians Artikeln: „Meine besten Tipps für ToDoIst“ und „Fünf Evernote-Alternativen mit und ohne Cloud-Speicherung“. Laut Sebastian ist […]

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