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NoteStation: Fast wie Evernote – nur ohne Cloud-Speicherung


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Synology DS715 mit Platz für zwei Festplatten (Foto: Synology)

Synology DS715 mit Platz für zwei Festplatten (Foto: Synology)

Ich halte Evernote für eines der besten Tools für Journalisten: Kein mir bekanntes Tool erlaubt es, Notizen, Bilder, Visitenkarten und Dokumente so einfach zu archivieren und damit von fast jedem Gerät der Welt aus zu arbeiten. Aber Evernote speichert meine Daten auf Servern in den USA. Was läge also näher, meine Netzwerkfestplatte von Synology – die ich schon als Dropbox-Alternative, Backup-Festplatte und Foto-Album nutze – auch als Evernote-Ersatz einzusetzen? Mit NoteStation bietet Synology genau dafür eine kostenfreie App, die im Browser und auf Android- bzw. iOS funktioniert. Ich habe mir diese Evernote-Alternative genauer angeschaut.

Was kann Note Station?

In Note Station kann man Notizen, Dokumente und Fotos speichern und in mehreren Notizbüchern – zum Beispiel für private und berufliche Themen – ordnen. Diese Notizen werden versioniert, so dass man jederzeit zu einer älteren Version zurückkehren kann. In einer Notiz gespeicherte Fotos lassen sich in unterschiedlichen Größen anzeigen. PDF-Dateien werden leider nicht direkt in der Notiz angezeigt, sondern müssen erst geöffnet werden. Zusätzlich kann man mit Note Station Todos erfassen und sich daran erinnern lassen.

Synology DS Note (Foto: Synology)

Synology DS Note (Foto: Synology)

Der Zugriff auf die Notizen ist sowohl per Browser als auch per Android- oder iOS-App (inklusive Apple Watch) möglich. Die Netzwerkfestplatte (englisch NAS, Network Attached Storage) speichert die Daten auf ihrer eingebauten Festplatte und eine darauf installierte App synchronisiert die Daten zwischen Browser und Apps. „Die Synchronisation funktioniert wirklich einwandfrei“, berichtet Journalisten-Tools.de-User Christian Egger aus Wien. Er hat sich vor ein paar Monaten eine Synology-Box gekauft, weil er seine Notizen nicht in einer öffentlichen Cloud speichern wollte und ist rundum zufrieden.

Derzeit nur für den Chrome-Browser gibt es einen Web Clipper, mit dem sich Webseiten auf Knopfdruck als Notiz speichern lassen. Die Funktion nutze ich bei Evernote bislang intensiv, um Beiträge aus dem Netz zu speichern, die ich für meine Recherche benötige. Schade, dass Synology bisher keinen Web-Clipper für Firefox oder Safari anbietet.

Wie kann man Note Station nutzen?

Wer eine Netzwerkfestplatte von Synology besitzt, kann NoteStation einfach über den NAS-eigenen Paket-Manager kostenfrei herunterladen und installieren. Auf Wunsch kann man bestehende Notizbücher aus Evernote importieren, was im Test erstaunlich schnell funktionierte. Dann muss man sich entscheiden: Das NAS kann nur über das Büro-eigene oder häusliche Netzwerk (WLAN oder LAN) erreichbar sein oder über den Dienst Quickconnect auch per Internet. Dann kann man auch von unterwegs seine Daten mit der Festplatte zu Hause über eine verschlüsselte Verbindung synchronisieren.

Auf einer Netzwerkfestplatte können problemlos hunderte Nutzer eingerichtet werden, so dass auch Freunde und Kollegen ihre Notizen auf der Box speichern können. Praktisch: Ähnlich wie bei Evernote kann man einzelne Notizen oder ganze Notizbücher für andere User freigeben. Auf die Weise lassen sich zum Beispiel gemeinsame Recherche-Ergebnisse und Todo-Listen verwalten.

Was kostet Note Station?

Synology DiskStation DS115j (Foto: Synology)

Synology DiskStation DS115j (Foto: Synology)

Voraussetzung für die Nutzung von Note Station ist eine Netzwerkfestplatte von Synology. Die gibt es ab rund 90 Euro aufwärts.  Je größer das Modell, desto schneller arbeitet der interne Prozessor und desto mehr Festplatten kann man reinstecken. Die Festplatten sind dabei nicht im Preis enthalten, sondern müssen separat gekauft und eingebaut werden. Klingt im ersten Moment vielleicht kompliziert, aber dank einer guten Anleitung ist auch das schnell erledigt. Als Festplatten würde ich die so genannten Red-Modelle von Western Digital empfehlen. Sie sind speziell für den Einsatz in NAS-Gehäusen entwickelt und deshalb etwas robuster als Festplatten, die man in einen Büro-PC steckt.

Ein Rechenbeispiel: Die kleinste Synology Box (DS115j) mit Platz für eine Festplatte kostet bei Amazon rund 90 Euro. Eine Festplatte (Western Digital Red, 1 TByte) kostet bei Amazon 68 Euro. Macht in Summe rund 160 Euro.

Ich empfehle dringend, mindestens eine Netzwerkfestplatte mit zwei Festplatten zu benutzen, so dass alle Daten jeweils auf zwei Festplatten gleichzeitig gespeichert werden. Fällt eine Festplatte aus, hat man seine Daten sicher auf der zweiten Festplatte. Das einfachste Modell mit zwei Festplatten (DS215j) kostet – ohne Festplatten – 160 Euro bei Amazon.de. Dazu zwei Festplatten mit 1 TByte für 68 Euro, macht einen Startpreis von rund 300 Euro.

Immerhin: Wer einmal die Box gekauft hat, bekommt von Synology regelmäßig Updates und eine fast unüberschaubare Anzahl an Apps (unter anderem Note Station, Photo Station, Video Station …) kostenfrei. Geld verdient der Hersteller demnach mit der Hardware und nicht mit der Software. Mit dem nächsten Update – das wohl bis Sommer erscheinen soll – wird Note Station unter anderem um die Möglichkeit erweitert, Diagramme zu erstellen und eine Notiz im Präsentationsmodus anzuzeigen. Letzteres eine sehr nützliche Funktion, die schon Evernote bietet.

Zum Vergleich:  Ein Evernote-Premium-Account (der bis 10 GByte Notizen pro Monat neu speichern kann, die Gesamtspeichermenge ist nicht begrenzt) kostet 40 Euro im Jahr. Wer eine Synology Box also nur für Note Station anschafft, gibt für die Speicherung seiner Daten in den eigenen vier Wänden viel Geld aus. So eine Box rechnet sich erst, wenn man sie auch noch als Dropbox-Alternative oder für Backups der PC-Festplatte nutzt. Wer viel mit Fotos macht, kann diese mit Photo Station anderen Nutzern zugänglich machen. Meine Erfahrung ist: Wer sich etwas mit der Box befasst, findet immer mehr nützliche Anwendungen, so dass sich die Gesamtkosten relativen. Praktisch: Da man jederzeit die Festplatten gegen größere Modelle austauschen kann, lässt sich der Speicherplatz einfach erweitern.

Was fehlt der Note Station?

Was derzeit noch fehlt sind native Apps für Windows und Mac, mit denen sich auch ohne bestehende Verbindung zur Netzwerkfestplatte arbeiten lässt. Offenbar fehlt dies vielen Usern: Der Beitrag im Synology-Support-Forum, in dem sich ein User native Apps für Windows und Mac wünscht, bekam seitenweise Zustimmung. Bislang bietet Synology nur eine Chrome App an, die im gleichnamigen Google-Browser läuft und auch dann funktioniert, wenn der Rechner keine Verbindung zum NAS aufbauen kann.

Ferner kann man bislang Notizen nicht per E-Mail in die Note Station schicken. Das ist sehr nützlich, um sehr einfach zum Beispiel Reise-Buchungen oder Termin-Bestätigungen aus der Mailbox in sein digitales Gedächtnis zu transferieren.

Stichwort Sicherheit: Aktuell kann man die NoteStation-Apps für iOS und Android (dort heißen Sie übrigens DS Note) nicht mit einem Kennwort schützen, um seine Daten vor fremden Blicken zu schützen.

Der Note Station selbst fehlen aus meiner Sicht derzeit noch einige Funktionen, die sie zu einem vollwertigen Evernote-Ersatz für Intensiv-User macht: Der oben genannte Web-Clipper ist nur für Chrome verfügbar, hoch geladenen Dokumente lassen sich nicht durchsuchen (eine Funktion, die Synology mit dem nächsten Update ändern möchte) und die Scanner-Apps wie Scanbot.io erlauben nur über Umwege das Hochladen von eingescannten Dokumenten in die Note Station.

Wichtig zum Schluss

Aus Datenschutz-Gründen wirkt es verlockend, all seine Daten auf einer Festplatte zu speichern, die in den eigenen vier Wänden steht. Anders als bei Evernote ist man dann aber auch selbst für die Sicherheit seiner Daten verantwortlich. Dazu gehört, dass man regelmäßig – am besten automatisch – Backups seiner Daten erstellt und Updates der NAS-eigenen Software zeitnah nach Veröffentlichung installiert, denn immer wieder schließt Synology per Update Sicherheitslücken. Immerhin: Sicherheitsupdates lassen sich auf Wunsch inzwischen automatisch installieren.

Wichtig auch: Für den eigenen User-Account sollte man stets sichere – heißt möglichst komplizierte – Kennwörter nutzen.

Fazit

Aus meiner Sicht hat die Note Station enormes Potential: Das Fundament ist sehr gut und erfahrungsgemäß wird Synology die App nach und nach verbessern. Eine ähnliche Entwicklung hat die Dropbox-Alternative CloudStation hinter sich: Zum Start waren nur rudimentäre Funktionen verfügbar, inzwischen ist die App im Alltag zuverlässig und schnell.

Sie suchen eine Evernote-Alternative? Ich habe insgesamt sechs Evernote-Alternativen in einem Beitrag vorgestellt.

Update (21. Juli 2016): Der Beitrag, in dem sich ein Synology-User eine Mac-Version von NoteStation wünscht, ist plötzlich verschwunden. Ich habe aber einen neuen Beitrag gefunden, in dem sich User Windows- und Mac-Clients wünschen. Ich habe den Link im Beitrag entsprechend aktualisiert.


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Der 40-Jährige testet für sein Leben gern neue Internet-Seiten oder Tools. Er hat Journalisten-Tools.de im Oktober 2013 gegründet, um seiner Leidenschaft zu frönen und Journalisten über nützliche Werkzeuge zu informieren. Im echten Leben arbeitet Sebastian als Director Publishing Services bei der Rheinischen Post Mediengruppe und ist Projektleiter für die Einführung eines neuen Redaktionssystems für 700 Redakteure.

8 Responses to “NoteStation: Fast wie Evernote – nur ohne Cloud-Speicherung”

  1. Herbert

    Finde die NoteStation auch sehr gelungen, vor allem, weil sie in Aussehen und Aufmachung in großen Bereichen Evernote kopiert hat – bis hin zum ENEX-Import von Evernote. Die mobilen Apps sind zwar etwas eingeschränkter, aber für die Basics reichen sie. Gelegentlich verwende ich auch im Alltag die NoteStation.
    Dennoch bleibe ich bei Evernote – meine kleine Synology, die in einer Wohnzimmerecke steht, ist halt ein Consumer-Produkt. Ein Fußtritt, ein Wasserschaden, Hackerangriffe auf meinen Router – da habe ich (trotz der US-Server) kein wirklich sicheres Gefühl im Vergleich zu den Mehrfach-Backups samt Service-Personal professioneller Anbieter. Okay, aber das ist Geschmackssache.
    Andere Fakten sind eigentlich noch wichtiger:
    1. Trotz meiner 50.000-er DSL ist halt der Upstream erbärmlich langsam, wenn ich von unterwegs größere Dateien abrufen möchte. Für die kleine Textnotiz ist alles okay, aber ich verwalte auch „dickere“ PDF-Dokumente.
    2. Die fehlende Durchsuchbarkeit des vollständigen Textes der Anhänge, von Texten in Fotos, von Scans und vor allem auch von handschriftlichen Notizen. Da wird sich zwar teilweise in einigen Monaten etwas bei DSM 6 bessern, aber nicht in dem Umfang, den Evernote bieten kann.
    3. Apps und Plugins: WebClipper gibt es bei der NoteStation nur in Chrome, fehlende Desktop-Anwendungen wurden schon angesprochen, aber auch die geschätzt 300 Apps, die in ihren Workflow Evernote einbinden, sind nicht vorhanden: die automatische Korrektur von nachträglich vorgenommen Änderungen an Skizzen via Noteshelf, der Markdown-Transfer von schnellen Texten via Drafts, die automatische Erkennung von Visitenkarten, von Moleskine-Notizbüchern usw. usw. usw.
    Trotzdem: Wer ganz auf den eigenen Server setzt oder setzen möchte, für den ist auch aus meiner Sicht die NoteStation sehr empfehlenswert.

    Antworten
    • Sebastian Brinkmann

      Vielen Dank für Dein Feedback. Ich habe den Punkt am Ende des Beitrages bewusst angesprochen: Wer zu Hause „hostet“, muss sich halt auch selber Gedanken zu Backup und Sicherheit machen. Ich sichere meine Synology NAS auf mehreren Wegen und auch außerhalb der eigenen vier Wände, in dem ich die Daten a) nachts zu Amazon sichere und b) eine mobile Festplatte an einem anderen Standort lagere. All dies sollte man aus meiner Sicht tun.
      Ich glaube auch nicht, dass Note Station das Niveau von Evernote erreichen wird. Das hat ja bisher auch kein anderer Konkurrent geschafft. Aber ich glaube, dass Synology dieses Tool zu einer sehr brauchbaren Alternative entwickeln wird.

      Antworten
  2. Herbert

    Ja, so sehe ich das auch – schauen wir mal, ob z. B. mit DSM 6.0 die Indexierung von Dateien dabei ist, was zu vermuten ist (DS Note hat in dem Update vor 2 Tagen da bereits etwas eingebaut). Sollte man auf jeden Fall im Auge behalten …

    Antworten
  3. Baumann

    @Herbert
    Welchen Downstream haben Sie denn unterwegs? Ist hier der Upstream des DSL-Anschlusses wirklich der begrenzende Faktor?

    @Sebastian
    Interessant, Sie schaffen sich einen lokalen NAS an, um die Cloud-Speicherung von Evernote zu umgehen, um dann ihre lokalen Daten von der Festplatte in der Cloud bei Amazon zu sichern….. Diesen Sicherheitsaspekt sollten Sie ggf. noch einmal überdenken.

    Ein NAS mit mehreren Festplatten (=RAID-System) ist nicht sicherer als ein NAS mit nur einer Platte und ersetzt kein Backup-System. Denn die Daten werden in einem RAID-System verteilt gespeichert. Wenn nun eine Platte ausfällt, lassen sich alle Daten nicht unbedingt wieder herstellen. Wichtig sind also regelmäßige Backups auf externen Platten, die dann auch extern an verschiedenen Orten aufzubewahren wären.

    Ein NAS bietet zudem viele weitere Features. So kann man seine CD-Musiksammlung digitalisieren und hier ablegen (oder seine MP3-Sammlung) und diese auf eine streaming-fähige Musikanlage übertragen. Man kann es als Videorecorder nutzen oder abgelegte Filme oder Fotos an seinen TV streamen. Es lassen sich WebCams ans LAN anschließen, die Bilder speichern oder sich das Live-Bild auf dem Smartphone anschauen. Und wenn der NAS für das Internet freigegeben ist, auch überall in der Welt. Damit rechnet sich sicher die Anschaffung eines NAS.

    Vielen Dank für den Tipp mit der Note Station bzw. DS Note. War auch gerade auf der Suche nach einer Lösung und habe bereits eine Synology DS Station.

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    • Sebastian Brinkmann

      Aktuell nutze ich Evernote weiter, weil die Funktionen von NoteStation zumindest meinen Anforderungen nicht genügen. Ich nutze die Synology-Box also zum Teilen von Fotos (PhotoStation) und Dokumenten (CloudStation). Wenn sich Notstation weiter entwickelt und das ist ja die These meines Beitrags, dann würde ich einen Wechsel in Erwägung ziehen.

      Was die Backups in der Cloud angeht: Ja, das ist eine gute Frage. Aus meiner Sicht macht es einen Unterschied, ob ich für die Cloud bezahle – wie bei Amazon – oder etwas geschenkt bekomme wie Google Foto oder – in begrenzten Umbau – Google Drive bzw. Dropbox. Mir ist es lieber, dass mein Speicheranbieter ein Geschäftsmodell hat, das auf Geld gegen Leistung beruht. Und eine Sicherung auf eine externe Festplatte ist mir zu unsicher, weil die letztlich neben dem NAS oder zumindest im selben Gebäude läge.

      Ein NAS mit zwei Festplatten ersetzt kein Backup, das stimmt. Aber es ist eine gute Sicherung gegen den Ausfall einer Festplatte. Wenn man ein NAS mit nur einer Festplatte hat und zum Beispiel einmal am Tag ein Backup hat, verliert man ggf. die Änderungen der vergangenen 24 Stunden. Das passiert nicht, wenn man zwei Festplatten hat, die den Inhalt spiegeln.

      Antworten
  4. Michael Probst

    Ich habe auch viele Jahre nach einem Ersatz für Evernote gesucht und bin nun mit Ulysses sehr glücklich geworden. Funktioniert auch ohne Cloud und hat eine sehr moderne und zurückhaltende Oberfläche – für mich ist es perfekt. Nicht ganz billig, aber eine solide Lösung. Aus Leipzig übrigens.

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    • Sebastian Brinkmann

      Vielen Dank für Ihren Kommentar.

      Ulysses ist aber doch in erster Linie eine Schreib-App und kein Tool, um zum Beispiel Webseiten oder Dokumente zu speichern oder?

      Antworten

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