© Rafa Irusta - Fotolia.com

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Auch ich spiele immer wieder mit dem Gedanken, künftig alle Dokumente einzuscannen, um die Zahl der Ordner in meinem Schrank zu reduzieren. Was aber mache ich mit Dokumenten, die man – zum Beispiel für das Finanzamt – weiterhin als Original archivieren muss? Eine tolle Idee dazu habe ich in einem Beitrag von Hannes Mehring gelesen: Der Startup-Gründer beschreibt darin, wie er allen Dokumente – die er auch auf Papier archivieren muss – mit einem Paginierstempel  (rund 50 Euro bei Amazon.de) eine fortlaufende Nummer gibt, die dann beim Einscannen mit erfasst wird. Braucht er das Dokument doch mal im Original, findet er es anhand der fortlaufenden Nummer in einem Ordner schnell wieder. Simpel, aber genial.

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1 Antwort
  1. Achim Schmidt sagte:

    Sicher, die Idee klingt simple. Habe ich auch mal dran geglaubt. Funktioniert leider nicht so einfach. Das Finanzamt kann 6 Jahre nachprüfen. Und zawr alle Belege in der Regel entweder chronologisch geordnet oder wie der Steuerberater es liebt: jede Rechnung den entsprechenden Kontoauszügen zugeordnet.
    Fall 1: Herzlichen Glückwunsch. Sie haben den Hauptgewinn und dürfen aus allen Ordnern die entsprechenden Belege raussuchen und neu abheften. Der Prüfer macht das sicher nicht für Sie. Und wenn Sie einen Beleg übersehen, ist er halt nich steuerlich wirksam. Klar, man kann sich eine Liste ausdrucken lassen und diese dann abarbeiten. Kommt wenigstens keine Langeweile auf.
    Fall 2: Nun ist die schöne Ordnung doch im Ar…, weil die Dokumente auf neuen Ordnern verteilt und nach einem anderen System verteilt sind: 2015-005 kommt eben nicht mehr vor 2015-006, sondern nach 2015-025, da danach bezahlt.
    Darum mein Tipp: Alle Belege nach Jahren in getrenten Ordnern. Wer dem Paginierungswahn verfallen ist, kann diese durchpaginieren. Interessiert aber keinen, weil andere Ordnungskriterien beim Steuerberater oder Prüfer gefordert sind. Außerdem kann man schlecht zu einem späteren Zeitpunkt noch Rechnungen einfügen oder herausnehmen, ohne dass es auffällt (ein Schelm, wer Böses dabei denkt).
    Für en restlichen Krempel taugt das Paginierungsverfahren ganz gut. Aber die paar Dokumente kann man auch von hand paginieren.

    Beste Grüße aus der Welt des admonistrativen Chaoses
    Achim

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