9 Gründe, warum sie Skype in der Redaktion nutzen sollten
Skype ist eines dieser Programme, die man schon nach wenigen Tagen nicht mehr missen möchte: Mit Skype kann man telefonieren, SMS-Nachrichten verschicken, chatten und vieles mehr. Dieser Beitrag nennt neun Gründe, wie sie Skype in der Redaktion oder unterwegs sinnvoll einsetzen können. Und falls ihre IT nicht mitspielt: Skype ist inzwischen eine Microsoft-Tochter und es gibt einen speziellen Skype-Business-Client (bislang nur für Windows), der sich in eine Unternehmensnetzwerk einrichten lässt.
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Skype funktioniert auf fast allen Geräten
Eine der Vorzüge von Skype gegenüber Programmen wie Facetime (nur Mac und iOS): Es gibt kaum eine Plattform, für die es keinen Skype-Client gibt: Windows, Mac, Linux, Windows Phone, Android, iPhone, iPad, Nokia X, Blackberry und sogar Kindle Fire HD. Darüber hinaus unterstützen inzwischen Fernseher und stationäre Telefone Skype. Nur die Fritzbox von AVM unterstützt Skype leider nicht, weil das Kommunikationsprotokoll nicht frei zugänglich ist.
Eine Anmeldung bei Skype ist kostenfrei und dauert nur wenige Minuten. Mit diesem Konto kann man sich auf beliebig vielen Geräten – auch gleichzeitig – anmelden und ist ab sofort erreichbar. Personen, mit denen man sich unterhalten möchte, muss man einmal als Kontakt hinzufügen und sieht fortan in einer alphabetischen Liste, ob sie gerade online sind oder nicht. Auf Wunsch kann man per Skype auch seine Facebook-Kontakte erreichen und mit ihnen chatten bzw. telefonieren.
1. Textchat mit Kollegen
Mit Skype können sie ganz einfach mit einem oder mehreren Kollegen Textnachrichten austauschen. Stimmen sie sich über Beiträge ab, koordinieren sie einen Foto-Termin oder teilen sie mit den Kollegen einen Link zu einem Beitrag im Internet. All das geht mit Skype. Und wenn sie häufiger mit einer Gruppe (zum Beispiel ihrem Ressort) chatten möchten, können sie die Gruppe als Favorit kennzeichnen und jederzeit ansprechen.
Der Text-Chat funktioniert auch mobil. Egal, ob ihr Gesprächspartner im Nebenraum oder am anderen Ende der Welt sitzt: Dank Skype-Chat können sie sich in Echtzeit mit ihm unterhalten.
2. Telefonkonferenz – auch ins Festnetz oder mit Video
Telefonkonferenzen sind eigentlich eine tolle Erfindung, aber die üblichen Telefon-Konferenz-Dienste sind unpraktisch: Vorab muss man den Teilnehmern eine Rufnummer sowie die Nummer des virtuellen Konferenzraums und eine PIN mitteilen. Oder man muss die Teilnehmer umständlich über die Tastatur des Tischtelefons zusammenfügen. Schneller und einfacher geht das mit Skype, zumal man dank Skype Out auch Anrufe ins Fest- und Mobilfunknetz (Preisübersicht hier) tätigen kann. Der Konferenz-Leiter ruft nach und nach die Teilnehmer an und sieht auf dem Bildschirm, wer an Bord ist und wo er einen zweiten Versuch starten muss.
Telefonate ins deutsche Festnetz kosten 2 Cent pro Minute und werden dank Minutenpakete (120 Minuten = 49 Cent, 400 Minuten = 1,49 Euro) günstiger. Die Tonqualität ist mit einem normalen Telefonat per Festnetz vergleichbar, reicht aber leider nicht an die Qualität einer HD-Verbindung heran. Und, noch besser: Seit ein paar Wochen kann man mit Skype auch Video-Konferenzen mit mehreren Teilnehmern organisieren.
Wer häufiger per Skype telefoniert, sollte sich ein Headset zulegen. Ich habe mit dem Schnurlos-Headset H800 von Logitech sehr gute Erfahrungen gemacht.
3. SMS-Versand für 11 Cent pro Nachricht
Mit einem Smartphone ist das Tippen von SMS-Nachrichten nicht bequem. Mit Skype können sie eine Textnachricht viel komfortabler mit der Computer-Tastatur tippen und für elf Cent pro Nachricht (à 160 Zeichen) verschicken. Noch einfacher ist es natürlich, wenn ihr Kollege auf seinem Mobiltelefon Skype benutzt. Dann können sie kostenfrei mit ihm chatten, siehe Tipp 1.
4. Datei-Austausch
Wer schnell eine Datei von einem Rechner zum anderen schicken möchte, stößt bei vielen Mail-Anbietern schnell an Grenzen: Entweder der eigene Mailanbieter nimmt keine großen Mails an oder das empfangene Postfach blockiert aufgrund der Dateigröße die Annahme.
Auch hier kann Skype helfen, denn zwischen zwei Skype-Kontakten kann man sehr einfach Dateien hin und her schicken. Ideal, um jemanden während eines Telefonat oder Chats mal eben eine Datei zu schicken, die man sich dann gemeinsam anschauen kann.
Wie sie einfach per E-Mail größere Dateien austauschen, habe ich in einem eigenen Beitrag „So verschicken Sie große Dateien per E-Mail“ erläutert.
5. Bildschirm teilen
Wer gemeinsam an einem Dokument arbeiten möchte, kann hierfür natürlich GoogleDocs oder andere Kollaborationswerkzeuge benutzen. Wenn man aber lediglich gemeinsam auf ein Dokument oder eine Präsentation schauen möchte, um diese zu bearbeiten, ist die Bildschirm-Teilen-Funktion von Skype ideal. Auf Knopfdruck wird der eigene Bildschirm oder nur ein Programmfenster an den oder die Skype-User übertragen. Eine Fernsteuerung des fremden Rechners – wie sie zum Beispiel Teamviewer bietet – ist nicht möglich.
6. Erreichbarkeit des Kollegen auf einen Blick sehen
Wer kennt das nicht: Sie möchten einen Gesprächspartner erreichen, wissen aber nicht, ob er gerade in einem Meeting sitzt oder – weil er in einer anderen Zeitzone sitzt – ansprechbar ist. Auch hier kann Skype helfen, denn in der Liste ihrer Kontakte sehen sie auf einen Blick, wer gerade online ist. Ferner können Kollegen über eine Status-Nachricht zeigen, dass sie gerade beschäftigt sind oder wo sie gerade sind. Eine kurze Text-Nachricht mit der Bitte um Rückruf ist schnell verschickt und ihr Gesprächspartner kann reagieren, wenn es ihm am besten passt.
Die Sache hat aber einen Haken: Während man seinen Rechner abends zuklappt oder abschaltet – und damit auch die Skype-Verbindung beendet – machen nur wenige Skype-Nutzer die App auf ihrem Handy zu, bevor sie ins Bett gehen. Sie sollten im Zweifel also lieber mit einer Textnachricht Kontakt aufnehmen und um Rückruf bitten statt selbst den Anrufknopf zu drücken.
7. Telefonate und Interviews mitschneiden
Skype-Telefonate lassen sich zwar nicht mit dem normalen Skype-Programm mitschneiden, aber es gibt eine große Bandbreite an Zusatzprogrammen für Windows und Mac-Rechner. Auf Knopfdruck wird die Konversation dann mitgeschnitten und auf der lokalen Festplatte abgelegt.
Für Windows-Rechner gibt es den kostenfreie Skype Audio Recorder bzw. das Programm Free Video Call Recorder for Skype. Mac-Nutzer könne zum Call Recorder (einmalig 29,95 US-Dollar, rund 22 Euro) greifen oder 15 US-Dollar für Piezo bezahlen. Die kostenfreie Piezo-Version erlaubt Aufnahmen bis zu einer Länge von 10 Minuten und ist damit ideal, um die Software vor dem Kauf zu testen. Kostenfrei kann man mittels Quicktime – dem Mac-eigenen Videoplayer – Aufnahmen des Skype-Fensters mitschneiden.
Auf einer eigenen Support-Seite listet Skype weitere Programme, um Skype-Telefonate mitzuschneiden.
8. Anruf-Weiterleitung ins Festnetz / Eigene Skype-Rufnummer
Wer viel Skype nutzt, wird zwei kostenpflichtige Funktionen schätzen: Mit der Anruf-Weiterleitung sind sie auch dann per Skype erreichbar, wenn sie gerade nicht am Rechner sitzen. Skype leitet Anrufe dann auf ein Handy oder Festnetz-Telefon weiter. Der Anrufer zahlt nichts, Sie als Skype-Nutzer zahlen die Skype-Minutenpreise (derzeit 2 Cent/Minute ins deutsche Festnetz, 5,1 Cent/Minute ins Mobilfunknetz).
Anders herum geht es aber auch: Skype bietet ihnen auf Wunsch eine deutsche Festnetznummer an und leitet Anrufe dann auf ihren Skype-Account weiter. Allerdings ist der Service nicht ganz billig: Für 3 Monate verlangt die Microsoft-Tochter 15 Euro, für 12 Monate 50 Euro. Interessant wird der Service, wenn sie im Ausland arbeiten. Je nach Land ist es auch möglich, eine Rufnummer in einem Land zu bekommen, in dem man nicht lebt. So ist man dann für Gesprächspartner zum Inlandstarif erreichbar, auch wenn man im Ausland unterwegs ist.
9. Demnächst: Übersetzung eines Gesprächs
Vor wenigen Tagen hat Microsoft eine neue Skype-Funktion vorgestellt, die Ende 2014 auf den Markt kommen soll: Der Skype Translator soll das wahr werden lassen, was bisher nur in Science-Fiction-Filmen zu sehen ist. Gespräche in 40 Sprachen soll simultan übersetzt werden. Die erste Präsentation war allerdings eher peinlich: Das Gespräch zwischen einem englischen Skype-Mitarbeiter und seiner deutschen Kollegen wirkte sehr gestellt und die deutsche Übersetzung war nur zum Teil zu verstehen. Das Video sehen sie hier.
… und ein Grund, Skype nicht zu benutzen
Seit den Enthüllungen von Eduard Snowden wissen wir, dass Regierungen in der Lage sind, Skype-Telefonate und Skype-Nachrichten abzuhören. Skype ist damit nicht das Mittel der Wahl, wenn sie gerade an einer großen Enthüllungsgeschichte arbeiten. Siehe dazu den lesenswerten Bericht: „Why Skype isn’t safe for journalist„.
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