Desk-Net: Das Organisationstool für Redaktionen

Von Günter Bächle, 3. Dezember 2015

Gastautor Günter Bächle (@baechle) leitet seit 1992 die Kreisredaktion der Ludwigsburger Kreiszeitung. Das Ressort besteht aus zwölf Redakteurinnen und Redakteuren.

Die Kreisredaktion der Ludwigsburger Kreiszeitung hat sich um 38 Kommunen zu kümmern mit zusammen etwa 440.000 Einwohnern. Darunter sind allein fünf Städte, in denen jeweils zwischen 25.000 und 40.000 Menschen leben. Das bringt für die Redaktion eine gewaltige Fülle an lokalen Terminen. Die Zeit des Tischkalenders, in den der Ressortleiter fein säuberlich die Termine und die Kürzel für die Mitarbeiter, die diese Termine wahrnehmen, eintrug, lief schon vor zwei Jahrzehnten ab.

 

Experimente mit Word und Excel

Was folgte, war die Phase des Experimentierens. Die Terminfülle sprengte den Kalender in Outlook, auf den alle als öffentlichen Ordner Zugriff haben. Zuerst gab es den Terminplan in Word auf tabellenartig gestalteten Seiten, für jeden ausgedruckt. Dann folgte ein Wagnis mit Excel. Bei all dem mussten die Aufträge für die Fotografen noch gesondert ausgestellt werden – mittels Formularblock. Die Besetzung der Termine mit Redaktionsmitgliedern ließ sich zwar in der Ressortkonferenz  rasch klären und notieren, aber die telefonischen Anfragen bei den freien Mitarbeitern kosteten Zeit.

2008 wurde Desk-Net eingeführt

Grund für das Ressort, die Organisationsabteilung im Verlag zu nerven, nach zeitsparenden Alternativen zu suchen. Der Kollege kehrte dann irgendwann im Jahr 2008 von einer Messe mit Informationen über Desk-Net zurück. Wir ließen uns von einem Mitarbeiter des Anbieters das System vorführen. Als erstes und zunächst einziges Ressort entschied sich die Kreisredaktion noch im selben Jahr für Desk-Net, auch wenn sich bei einzelnen Kollegen und Kolleginnen die Begeisterung des Ressortleiters für dieses internetgestützte System erst mit Verzögerung einstellte. Das „vorzügliche System“ (O-Ton Ressortleiter) kam anfangs in die Kritik, wenn die Ladezeiten zu lange dauerten (aber das ist inzwischen deutlich besser geworden). Dann fühlten sich die Skeptiker bestätigt. Wir gehörten jedenfalls zu den ersten, die Desk-Net verwendeten.

Desk-Net hat sich laufend verbessert

Wir schwören auch auf die Möglichkeit, ganze Einladungen einfach an eine von Desk-Net konfigurierte Mail-Adresse zu versenden (einschließlich der Anlagen) und sie dann nur noch auf der Terminoberfläche einzupflegen. Die Mitarbeiter erhalten so alle Anlagen automatisch mit, das Abholen oder Faxen entfällt. Jedes Redaktionsmitglied kann sich die Oberfläche/Startseite nach eigenem Gusto einstellen. Ich zum Beispiel benutze den Kurzfristkalender mit dem Blick auf sieben Tage. Notizen – etwa mit Themen – lassen sich erstellen, für alle im Ressort einsehbar. Übersichtlich wird angezeigt, wer frei hat oder krank ist und wie lange. Organisation und Kommunikation in einem Ressort werden erleichtert.

Neben Kurz- und Langfristkalender gibt es als andere Variante Kurz- und Langfristplanung sowie eine Seite mit Themenideen. Termine lassen sich zudem nach Unterressort rubrizieren. Hilfreich ist auch die Suchfunktion. Ich gebe zu, wir nutzen nicht alle Funktionen, haben uns die Seiten nach unserem Bedarf „gestrickt“. Das System ist variabel, vielfältig und individualisierbar.  Das macht uns zu Desk-Net-Fans, zumal immer wieder brauchbare neue Formen eingespielt werden, wobei die Entwickler der Firma  auch Anregungen aus dem Alltag der Redaktionen aufgreifen.  Ach so, wenn mal etwas nicht klappt – der Support ist per E-Mail blitzschnell.