Welcher Redaktionskalender passt zu Ihnen?

Von Sebastian Brinkmann, 8. Juni 2014

Der Redaktionskalender als Planungstool ist in vielen Redaktionen nichts Neues. Aber häufig wird mit selbst gestrickten Lösungen oder einem Whiteboard gearbeitet. Dieser Beitrag zeigt, welche Web-Dienste es gibt und welche Vorteile sie gegenüber einem Papier-Kalender bieten.

Was bei der Auswahl wichtig ist

Bevor Sie die Suche nach einem besseren Redaktionskalender starten, sollten Sie ein paar Fragen klären:

• Bietet Ihr Redaktionssystem einen eingebauten Redaktionskalender? Wenn ja, sollten Sie diesen unbedingt testen. Die Integration in die bestehende Arbeitsoberfläche ist ein entscheidender Vorteil. Zudem kennen Sie den Software-Lieferanten und können Einfluss auf die Weiterentwicklung nehmen.
• Wie viele Mitarbeiter muss ich steuern und arbeiten die alle im selben Raum? Wer vor allem mit Freien zu tun hat, braucht eine Lösung, die online erreichbar ist und über die man zum Beispiel Aufträge und Anfragen per E-Mail verschicken kann.
• Wie wichtig ist der Datenschutz? Für hochsensible Themen macht es Sinn, einen Redaktionskalender zu nutzen, der besonders sicher ist. Aber, Hand aufs Herz, wie viele Redaktionen haben jeden Tag nur exklusive Geschichten?
• Wie detailliert möchte ich planen? Reicht es, für jede Geschichte ein paar Stichwörter zu notieren oder müssen die parallel laufenden Jobs von Autoren und Fotografen gesteuert werden?
• Idealerweise sollte in einem Redaktionskalender auch die Urlaubsplanung stehen. So sieht man auf einen Blick, welche Kollegen wann an Bord sind und eingesetzt werden können.
• Und damit die nächste WM oder das nächste Stadtfest keine böse Überraschung wird, sollte man auch langfristige Termine im Redaktionskalender führen: Wann jährt sich ein bestimmtes Ereignis? Wann stehen die entscheidenden Sitzungen an? Und finden die großen Events statt, die man entsprechend vorbereiten muss? Im Redaktionskalender sollten aber auch geplante Marketing-Aktionen stehen: Wenn Ihr Vertrieb eine besondere Aktion plant, sollte das jeder Redakteur sofort sehen können.

Einfache Redaktionskalender

Wer in einem kleinen Team arbeitet und die Planung steuern möchte, sollte sich Google Docs und den Google Kalender anschauen. Wer beide Tools noch nicht kennt: Google Docs ist ein Office-Programm von Google, das komplett im Browser funktioniert und Module für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation beinhaltet. Der große Vorteil ist, dass mit Google Docs alle Kollegen auf die selbe Datei zugreifen und daran – auch gleichzeitig – Änderungen vornehmen können. Sie sehen sogar im Browser-Fenster, wenn ein Kollege an einer anderen Stelle im Dokument etwas ändert. Das ist ein großer Vorteil von Googles-Lösung im Vergleich zu Tools wie Evernote, bei denen die Synchronisation immer zeitversetzt stattfindet. Der Google Kalender erinnert vom Aufbau an den Terminkalender, wie Sie ihn von Outlook oder anderen Programmen her kennen. Auch er läuft komplett im Browser und erlaubt den gleichzeitigen Zugriff durch mehrere Personen. Beide Tools funktionieren nicht nur am Büro-PC, sondern auch unterwegs auf Smartphone oder Tablet. Hauptsache, Ihr Arbeitsgerät ist mit dem Internet verbunden. Google Docs eignet sich nicht nur für die Planung konkreter Themen, sondern auch für die Pflege einer Ideenliste

Aufgaben-Steuerung in der Cloud: Asana und Trello

Wer gerne mit Todo-Listen arbeitet, um die Themen der nächsten Ausgabe zu diskutieren, sollte sich das amerikanische Tool Asana anschauen. Auch Asana läuft im Browser und erlaubt es, Aufgaben zu kommentieren und einzelnen Personen zuzuweisen. So weiß jeder sofort, wer gerade an welcher Geschichte arbeitet und wie der Status ist. Asana wird unter anderem von Firmen wie Dropbox oder Foursquare aber auch von der Redaktion von The Sacramento Bee eingesetzt. Für bis zu 15 Mitarbeiter ist das Tool kostenfrei, danach gibt es Pakete für 30, 50, 75 und 100 Mitarbeiter. Ein Video am Fuss der Startseite von Asana erklärt das Tool und lässt Nutzer zu Wort kommen. Leider lässt sich das Video hier nicht in den Beitrag einbinden.

Ideen-Box, aktuelle Themen und ihren Status kann man mit Trello auf einen Blick sehen. Das Prinzip ist denkbar einfach: Für jedes Thema wird eine Karte angelegt, vergleichbar mit einem Postit-Zettel auf einen Whiteboard. Diese Karten lassen sich jederzeit von einer Liste auf die andere verschieben und um Informationen oder Datei-Anhänge erweitern. Wie bei allen Cloud-Diensten sind alle Änderungen für alle Nutzer sofort sichtbar. Und wie bei Asana lassen sich mit Trello Aufgaben einzelnen Personen zuweisen, die so eine persönliche Todo-Liste abrufen können.

Deutscher Redaktionskalender in der Cloud: Desk-Net

Speziell für Redaktion gebaut ist das Planungs-Tool Desk-Net, das von der gleichnamigen Hamburger Firma weiterentwickelt wird. Im Tool-eigenen Blog berichten die Entwickler über Updates, die – weil Desk-Net in der Cloud läuft – automatisch allen Kunden zur Verfügung steht. Desk-Net unterstützt die crossmediale Themenplanung und zeigt auf einen Blick, in welchem Entwicklungsstand sich die Themen befinden. Desk-Net unterstützt die Redaktion auch bei der Dienstplanung, in dem Urlaube und Abwesenheiten erfasst und warnt, wenn eine Mindestbesetzung unterschritten wird. Abgerechnet wird die Desk-Net-Nutzung pro User. Bis 10 Kunden kostet das Tool pro Nutzer 15 Euro, danach 13 Euro. Wer mehr als 21 Nutzer aufschalten möchte, bekommt Rabatte. In der Testphase – je nach Kundengröße ein bis zwei Monate – ist das Tool komplett kostenfrei.