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Zero Inbox – so bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff


© Anna Popova - Fotolia.com

© Anna Popova – Fotolia.com

Jeden Morgen das gleiche Spiel. Dutzende oder gar hunderte E-Mails liegen in Ihrem Posteingang und Sie verbringen viel Zeit damit, die wirklich wichtigen E-Mails zu finden und zu bearbeiten. Genau das Problem hatte ich auch – bevor ich von „Zero Inbox“ las und begann, das Prinzip zu übernehmen. Die Idee: Der Posteingang soll immer leer sein, denn jede E-Mail wird einmal bearbeitet und nicht immer wieder gelesen und wieder gelesen und wieder gelesen – bis sie dann beantwortet wird.

Neue E-Mails kommen rein

Für jede Nachricht, die Ihr Postfach erreicht, gibt es folgende Optionen:

  • Löschen Sie lesen die Information, müssen die E-Mail aber nicht für ein späteres Nachschauen archivieren, also weg damit.
  • Archivieren Die E-Mail möchten Sie behalten? Dann verschieben sie die Nachricht in den Ordner „Archiv“. Ja, in DEN Ordner Archiv, denn statt für jedes Projekt bzw. jede Person einen Ordner anzulegen, wandern alle E-Mails in einen Ordner. Dieser lässt sich mit gängigen E-Mail-Programmen in Sekundenschnelle durchsuchen. Wenn Sie stattdessen die E-Mails in unterschiedliche Ordner stecken, fängt jedes Mal die Sucherei an: Habe ich die E-Mail in den Projektordner X oder in den Projektordner Y verschoben? Was passiert mit Nachrichten, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen? Nebenbei kostet die Archivierung in getrennte Ordner und erst recht die Suche Zeit.
  • Beantworten Die Beantwortung der E-Mail dauert weniger als zwei Minuten? Wunderbar, dann beantworten Sie die E-Mail sofort und löschen oder archivieren Sie die Nachricht dann.
  • Später Die E-Mail können Sie nicht innerhalb von zwei Minuten beantworten? Dann schieben sie die Nachricht in einen „Später“-Ordner, den Sie idealerweise einmal am Tag leer räumen. Dann nehmen Sie sich Zeit und beantworten alle Später-Mails in einem Durchgang. Nach meiner Erfahrung ist es ideal, die E-Mails abends zu beantworten, weil dann langsam wieder Ruhe im Postfach herrscht.
  • Delegieren Ein Kollege im Team ist für das Thema zuständig? Dann leiten Sie die E-Mail direkt an ihn weiter und fertig. Danach können Sie die E-Mail löschen oder archivieren.
  •  Todo Sie müssen etwas erledigen, das in der E-Mail stand? Laut Zero Inbox sollten Sie dafür einen eigenen Ordner anlegen und dort alle Todos sammeln. Diesen Ordner habe ich nicht, ich schreibe solche Punkte gleich auf meine Todo-Liste und lösche bzw. archiviere die E-Mail dann.

Die Vorteile

Da jede E-Mail nur noch einmal angefasst wird, spart man sehr viel Zeit. Wer in seinem Posteingang Mails sammelt, wird sich immer wieder dabei erwischen, die Nachrichten noch einmal zu lesen um dann zu überlegen, was jetzt getan werden muss. Stellen Sie sich die Frage nur einmal, fertig.

Ein weiterer Vorteil ist eher psychologisch: Es ist ein tolles Gefühl, wenn das Postfach leer ist. So hat man gleich das Gefühl, eine Aufgabe erledigt zu haben und man hat nicht ständig Angst, im eigenen Posteingang eine brandheiße Sache zu übersehen.

Die Nachteile

Die zwei genannten Vorteile kann man auch negativ sehen: Wenn man jede E-Mail nur einmal bearbeiten soll, muss man immer direkt bei der ersten Lektüre eine Entscheidung treffen und zwar eine endgültige, denn danach ist die E-Mail weg. Das kann je nach Problem und Entscheidungsfreude auch anstrengend sein. Und die ständige „Sauberkeit“ im Postfach führt schnell dazu, dass man sich nach ein oder zwei Tagen ohne Zero Inbox (oder nach einer Dienstreise oder dem Urlaub) gestresst fühlt, weil man ein paar Stunden oder Tage braucht, um das Postfach – parallel zur normalen Arbeit – leer zu räumen. Schnell entsteht die Angst, eine wichtige E-Mail zu übersehen. Aber dann merkt man eben auch, wie entspannt das Arbeiten normalerweise ist.

Tricks aus der Praxis

Ich wende Zero Inbox seit rund zwei Jahren beruflich und privat an und habe dabei ein paar Tricks gelernt:

  • Wenn alle E-Mails in einem Archiv-Ordner landen, macht es Sinn, für diesen Ordner die häufig genutzten Suchen zu speichern. Das können Filter der Art „Mails von Person X“ oder „Mails mit dem Stichwort Y“ sein. Hier kann es Sinn machen, den E-Mails zusätzlich ein oder mehrere Schlagwörter zu geben. (Nebenbei: Gmail basiert genau auf diesem Prinzip!) Outlook und Thunderbird unterstützen diese gespeicherten Suchen, die als virtuelle Ordner angezeigt werden.
  • Die virtuellen Ordner eignen sich auch sehr gut dazu, einen E-Mail-Berg (zum Beispiel nach dem Urlaub) schnell abzuarbeiten. Alternativ beantwortet man erst die als wichtig gekennzeichneten E-Mails bzw. die von bestimmten Personen oder zu den wichtigsten Themen. Ein anderer Weg: Man liest und löscht/archiviert schnell die kurzen E-Mails, um die Zahl der ungelesenen Nachrichten schnell zu reduzieren.
  • Der „Später“-Ordner gerät schnell mal in Vergessenheit, zumal die E-Mails als „gelesen“ dorthin verschoben werden und der Ordner deshalb nicht sofort anzeigt, dass dort noch Nachrichten schlummern. Ich habe mir angewöhnt, die E-Mails deshalb im Posteingang zu lassen und auf jeden Fall abends abzuräumen. So ist das Postfach zwar nur abends wirklich leer, aber sonst immerhin auf einen Blick zu erfassen.
  • Idealerweise sollte man Newsletter konsequent abbestellen und lieber per RSS-Feed (siehe mein Beitrag zu Feedly) lesen. Das reduziert die Zahl der E-Mails im Posteingang.
  • Um E-Mails innerhalb von zwei Minuten zu beantworten, sollte man sich kurz fassen und auf die üblichen Floskeln (Begrüßung, Dank, Gruß) verzichten. Um nicht Verwirrung zu stiften, sollte man Kollegen und erst recht Geschäftspartner auf den mitunter knappen Stil hinweisen. 🙂

Das Erklär-Video

In einem rund einstündigen Vortrag in der Google-Zentrale hat der Zero-Inbox-Erfinder Merlin Mann seine Idee erklärt.

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihr Postfach? Wie schaffen Sie den wachsenden E-Mail-Berg und stellen sicher, keine wichtige E-Mail zu übersehen? Oder nutzen Sie bereits Zero Inbox und haben weitere Tricks, die das Prinzip noch effizienter machen?

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4 Responses to “Zero Inbox – so bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff”

  1. Oliver

    Ein Vorschlag zum „Später“-Ordner. Warum nicht bei der entsprechenden Mail auf Antworten klicken und die bis auf das Zitat leere Email als Entwurf speichern. Mein Mail Programm (Opera) zeigt nämlich bei den Entwürfen die Anzahl der enthalten Mails an. Somit sehe ich, wieviele unfertige Entwürfe ich noch abarbeiten muss.

    Grüße
    Oliver

    Antworten
  2. Fabian

    So systematisch durchdacht hab‘ ich das noch nicht, aber im Prinzip wende ich diese Methode auch an 😉 Einen ToDo-Ordner hatte ich eine Weile lang, bis ich dann auch dazu übergegangen bin, das direkt auf meine ToDo-Liste zu schreiben und die Mail zu löschen.

    Ein Tipp für das Beantworten der Mails „in 2 Minuten“: Wer nicht auf Begrüßungsfloskeln, Gruß etc. verzichten will (ich finde das klingt sonst oft etwas harsch, und viele Leute kann ich ja vorab nicht über mein „System“ informieren): Es gibt für Thunderbird das Plugin „Quicktext“. Damit kann man mit einem Klick Vorlagen einfügen, die sogar Variablen berücksichtigen (wie etwa Vor-/Nachname des Empfängers). Ein Blick lohnt auf jeden Fall, ich find’s toll.

    Antworten
    • Sebastian Brinkmann

      Ja, den Todo-Ordner wende ich selbst auch nicht an, sondern schicke die Todos gleich per E-Mail an Omnifocus. Dafür eignet sich eine „geheime“ Maladeres, die man sich leicht merken kann.

      Ich schreibe beruflich konsequent Mails ohne Anrede und Gruß etc und bitte meine Kollegen, dies ähnlich zu tun. Ich erkläre das aber neuen Kollegen, damit sie nicht verwundert sind und bitte sie, mit mir ähnlich zu verfahren. 🙂

      Antworten

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