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Virtuelle Assistenten: eine tolle Hilfe bei Recherche und Korrespondenz


„Was, Du hast eine virtuelle Assistentin? Was macht die denn für Dich?“ – So reagieren fast alle, denen ich von meiner Unterstützung bei Pressekonditionen.de und Journalisten-Tools.de berichte. Das Konzept ist so einfach wie genial: Ein virtueller Assistent kann all‘ die Aufgaben übernehmen, für die er nicht vor Ort sein muss. Also Telefonate erledigen, recherchieren, E-Mails beantworten, Texte Korrektur lesen usw. usw. usw.

Recherche, Korrespondenz und Reiseorganisation

Der Journalist Tim Farin, Partner im Büro für Stilsicherheit in Köln, nutzt seine virtuelle Assistentin unter anderem für erste Recherchen zu einem Thema. „Ich lasse mir hier, gern auch subjektiv gefärbt, Dossiers zu meinem Thema zusammenstellen. Meine virtuelle Assistentin hat sich auch darin bewährt, mögliche Anknüpfungspunkte für Geschichten vorzuschlagen.“ Künftig möchte er sie auch verstärkt für administrative Aufgaben einsetzen, also zum Beispiel Reiseorganisation und Korrespondenz.

Ulrike Klein

Ulrike Klein

Ulrike Klein – so der Name meiner virtuellen Assistentin – beantwortet für mich fast alle E-Mails von Pressekonditionen.de und recherchiert Rabatte bzw. telefoniert mit Firmen. Perfekt, da ich beide Websites nur in meiner Freizeit betreibe und deshalb nur begrenzt Zeit investieren kann.

Deutlich einfacher als Mini-Job

Natürlich könnte ich einen Studenten engagieren, den ich als Mini-Jobber beschäftige. Wer das aber schon mal legal versucht hat, wird schnell merken, wie kompliziert das ist. Zunächst braucht man eine Arbeitgeber-Nummer, die die örtliche Arbeitsagentur ausstellt. Dann muss man auf der Website der Minijob-Zentrale herausfinden, wie viel Geld man überweisen muss. Das ist leider alles andere als einfach. Dann muss der Minijobber unfallversichert werden – und das erfordert eine weitere Recherche, denn es gibt für jede Branche eine Unfallkasse. Ganze drei Tage hat es mich damals gekostet, eine Studentin legal zu beschäftigen. Und jeden Monat musste ich – trotz fester Summe – über eine Website meine Minijob-Meldung abgeben.

Bei virtuellen Assistenten kann man sich diese Mühe sparen, denn man erhält eine monatliche Rechnung inklusive Umsatzsteuer. Die Sozialabgaben zahlt die Firma, bei denen der virtuelle Assistent beschäftigt ist. Nebenbei muss man auch keinen Ersatz suchen, wenn die virtuelle Assistentin ihre Arbeit einstellt. Bestenfalls bekommt man eine neue Assistentin zugeteilt und die Aufgaben werden übergeben.

Wie bekomme ich eine virtuelle Assistentin?

Wer bei Google nach „Virtueller Assistent“ sucht, bekommt zahlreiche Treffer angezeigt. Deutsche Anbieter sind unter anderem Strandschicht.de aus Berlin und Mein-Virtuellerassistent.com aus München. Beide vermitteln deutschsprachige Assistenten, die aber nicht zwingend in Deutschland leben. So sitzt meine virtuelle Assistentin in Illmenau, aber ihre Kollegin – die das Logo für Journalisten-Tools.de gestaltet hat – lebt und arbeitet auf Hawaii. Vermittelt werden sie mir von der Firma Mein-Virtuellerassistent.com.

Der Stundenpreis bei beiden Anbietern liegt bei rund 15 Euro/Stunde und je mehr Stunden man bucht, desto günstiger wird der Stundensatz. Großer Vorteil bei Mein-Virtuellerassistent.com: Man bucht ein Stundenpaket und hat zwei Jahre Zeit, um das Paket zu nutzen. So bleibt man flexibel und muss keine feste Stundenzahl pro Monat in Anspruch nehmen. Wer das eh braucht, zahlt bei Strandschicht.de ab 10 Stunden im Monat nur noch 10 Euro Stundenlohn. Letztlich muss man für sich entscheiden, ob die Unterstützung funktioniert und sich auch rechnet.

Vorsichtig wäre ich persönlich mit Anbietern im Ausland. Mein erster virtueller Assistent lebte in Indien und wurde mir von Getfriday.com vermittelt. Die Einarbeitung hat deutlich länger gedauert als bei der deutschen Assistentin und als die Arbeit einigermaßen rund lief, hat die indische Firma ihren deutschen Service eingestellt.

Und die Nachteile?

Tim Farin nennt zwei Nachteile: Man kann sich den Mitarbeiter nicht aussuchen, sondern er wird einem durch die Agentur vermittelt. Dazu kommt, dass die Person nicht persönlich bekannt ist und sich in E-Mails nach außen mit der Signatur der virtuellen Assistentin meldet, was ab und zu zu Verwirrungen führt. Letzteres kann man aus meiner Sicht leicht umgehen, in dem man die virtuelle Assistentin bittet, sich einfach als Mitarbeiterin auszugeben und ihr eine E-Mail-Adresse einrichtet.

Ein weiterer Nachteil ist die Distanz: Unterlagen, die nicht digital vorliegen, müsste man per Post an die virtuelle Assistentin weiterleiten. Praktischer ist es, man arbeitet fast papierlos. So teilen sich Ulrike und ich ein gemeinsames Evernote-Notizbuch und tauschen uns viel per Skype, E-Mail und SMS aus.

Mit kleinen Aufgaben beginnen und viel Feedback geben

Nach meiner Erfahrung macht es Sinn, zu Beginn sehr viel mit der Person zu telefonieren oder zu skypen, um die Aufgaben und die Erwartungen zu besprechen. Auch sollte man die getane Arbeit genau beobachten und Feedback geben, damit die virtuelle Assistentin weiß, was gut und was schlecht war. Läuft die Zusammenarbeit gut, sollte man vertrauen und immer mehr Aufgaben delegieren.

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3 Responses to “Virtuelle Assistenten: eine tolle Hilfe bei Recherche und Korrespondenz”

  1. Ingrid

    Viel Feedback geben ist wichtig, aber auch all Fragen, die der Assistent stellt, beantworten. Oft hat man im Kopf eine Idee, aber der Andere kann sie sofort nicht verstehen. Aber nach einer Besprechung ist alles klar. Ich habe schon mit den Assistenten der IVA zusammengearbeitet und habe wirklich gute Erfahrungen gemacht. Ich habe sie auch für Recherche, aber auch für Transkription und Webshop-Aktualisierung angeheuert. Funktioniert reibungslos und sie erledigen die Aufgaben ganz so wie besprochen.

    Antworten
    • Sten

      Ich habe auch positive erfahrung mit IVA. Vor ein paar Monate habe gedacht, bestimmte Aufgaben zu outsourcen und in Internet IVA gefunden. Bin ganz zufrieden mit ihrer Arbeit.

      Antworten

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