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Smartsheet: So steuern Sie eine Redaktion mit intelligenten Tabellen


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Harald Link

Harald Link

Harald Link (@haraldlink) und Susanne Scherf steuern ihre über Deutschland verteilte Medienagentur redaktion3 seit rund vier Jahren mit Smartsheet: Auf einen Blick sehen sie, wer an welchem Thema arbeitet und wie weit der Beitrag fortgeschritten ist. Smartsheet läuft in der Cloud und lässt sich über den Browser benutzen. Im Interview erklärt uns Harald Link, wie sie mit Smartsheet arbeiten und was die Vor- und Nachteile sind.

Smartsheet sieht nach einer Alternative zu Excel aus. Wie steuert man damit eine Redaktion?

Harald Link: Unsere Medienagentur produziert überwiegend Fachzeitschriften. Jedes Thema ist bei uns eine Zeile in einer Tabelle.  Mehrere Zeilen werden zu einer Magazin-Ausgabe gebündelt und entsprechend angezeigt. Zu jedem Thema notieren wir ein Stichwort und welcher Autor das Thema übernommen hat. Smartsheet erlaubt es, an jeder Zeile Dateien anzuhängen, in unserem Fall also zum Beispiel eine Pressemitteilung oder Recherche-Unterlagen. Und man kann an jeder Zeile eine Diskussion über das Thema starten. Da Smartsheet in der Cloud läuft, sehen wir alle immer den selben Stand und so kann jeder sehen, wie weit die Magazin-Produktion schon fortgeschritten ist und wo man ggf. noch eingreifen muss.

Die Themen-Übersicht von Harald Link (Foto: Screenshot)

Die Themen-Übersicht von Harald Link (Foto: Screenshot)

Verschieben wir ein Thema von einer Ausgabe in eine andere, geht das einfach per Drag&Drop. Bei Excel müsste man die Zeile umständlich ausschneiden und an anderer Stelle wieder einfügen.

In der Produktionsphase wiederum schalten wir in ein Gantt-Diagramm um und sehen so wunderbar, ob wir im Zeitplan sind und wo es kritisch werden könnte.

Wie läuft die Abstimmung mit freien Mitarbeitern?

Harald Link: Freie Mitarbeiter sehen nur einen Teil der Tabelle, nämlich ihre Aufträge. So haben sie einen Überblick über ihre Todos und können uns wiederum den Status zurückmelden bzw. sehen, ob ihr Beitrag schon von uns redigiert wurde. Die Kommunikation mit den Fachjournalisten läuft überwiegend per E-Mail.

Was kostet Smartsheet?

Harald Link: Wir haben einen Team-Account, der bis zu 150 Tabellen-Dokument und unbegrenzt viele Zuarbeiter erlaubt. Dieser kostet uns 400 Euro im Jahr. Dabei zahlen wir – neben dem Basis-Account – nur für die User-Accounts, die die Tabellen auch verwalten können. Freie Autoren, die nur auf bestimmte Tabellen zugreifen können, sind dagegen kostenfrei.

Haben Sie Desk-Net einmal ausprobiert?

Harald Link: Ja, wir haben Desk-Net mal getestet, aber das Tool ist eher für Tageszeitungsredaktionen gemacht, die Termine zu vergeben haben. Wir möchten unsere Freien nicht per automatisierten E-Mails aus einem Tool beauftragen. Außerdem fand ich es damals unpraktisch, dass man den Mail-Verkehr mit einem Freien nicht in Desk-Net dokumentieren konnte. Deshalb haben wir uns für Smartsheet entschieden.

Welche weiteren Tools setzen Sie ein?

Der Datenaustausch läuft fast komplett per Dropbox: Jede Datei bekommt am Anfang des Dateinamens das Stichwort aus der Smartsheet-Tabelle in Versalien. So können wir Themen und Dateien leicht zuordnen. In der Dropbox archivieren wir auch alle E-Mails, die wir zur Themen-Abstimmung hin und her schicken, damit wir alle darauf Zugriff haben. Die Inhalte aus der Dropbox wiederum sichern wir automatisch auf die Netzwerkfestplatte, die hier im Büro steht.

Für die Kommunikation innerhalb unseres Kern-Teams benutzen wir inzwischen das Chat-Tool Slack. Damit kommen wir aus dem E-Mail-Wust raus. Slack ist toll, aber man muss es konsequent einsetzen. Wenn man nicht genau weiß, ob eine Information per E-Mail oder per Slack ausgetauscht wurde, ist das Mist.


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Update (8. März 2017): Die Website von redaktion3.de ist seit Tagen nicht erreichbar, weshalb ich den Link jetzt entfernt habe.

Der 40-Jährige testet für sein Leben gern neue Internet-Seiten oder Tools. Er hat Journalisten-Tools.de im Oktober 2013 gegründet, um seiner Leidenschaft zu frönen und Journalisten über nützliche Werkzeuge zu informieren. Im echten Leben arbeitet Sebastian als Director Publishing Services bei der Rheinischen Post Mediengruppe und ist Projektleiter für die Einführung eines neuen Redaktionssystems für 700 Redakteure.

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