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Papershift macht Dienstplan-Erstellung schnell und einfach


Jeden Monat das Gleiche: Kollegen haben Urlaub, andere haben Wünsche an den Dienstplan. Und ein „Dummer“ muss das alles irgendwie zusammenbekommen, damit am Ende genug Leute an Bord sind und trotzdem keiner zu viel oder zu wenig Stunden gearbeitet hat. Genau hier möchte ein junges Startup aus Karlsruhe helfen: Mit Papershift kann man einen Dienstplan ganz einfach online erstellen und jeder Mitarbeiter bekommt auf Wunsch einen eigenen Zugang, um seinen Dienstplan abzurufen, Wünsche für den nächsten Monat einzutragen und seine Fehlzeiten zu erfassen. Besonders schick ist die „Automatisch belegen“-Funktion.

Das Einrichten des Kontos ist einfach gehalten: Firmenname, Telefonnummer (optional), Benutzername, E-Mail-Adresse und Kennwort eintragen, fertig. Im zweiten Schritt muss man Schichten und Mitarbeiter anlegen und schon kann die Arbeit beginnen. Mir gefällt auf Anhieb die einfache Struktur der Seite, die die Verwaltung des Dienstplans sehr einfach macht.

Einfache Kalender-Übersicht in Papershift (Foto: Screenshot)

Einfache Kalender-Übersicht in Papershift (Foto: Screenshot)

Für jede Schicht (auch Serienschichten sind möglich!) kann man eingeben, wie viele Kollegen an Bord sein müssen. Jede Schicht wird dann entweder rot (nicht genug Kollegen eingetragen) oder grün angezeigt. Ist der Kasten grau, ist noch kein einziger Mitarbeiter für diese Schicht eingetragen worden. Und anhand der Mitarbeiterliste links neben dem Kalender lässt sich sofort erkennen, ob bei den Arbeitszeiten eines jeden Einzelnen alles im grünen Bereich ist.

Wie von Zauberhand entsteht der Dienstplan

Wer unterschiedliche Aufgaben vergeben möchte, kann hierfür einzelne Arbeitsbereiche erfassen und jeden Mitarbeiter einem oder mehreren Bereich zuordnen. Wer das macht, kann einen Mitarbeiter nicht mehr aus Versehen auf eine Schicht buchen, dessen Arbeitsbereich dieser nicht übernehmen kann. Besonders praktisch ist „Automatisch belegen“-Funktion aus dem Aktionen-Menü über dem Kalender: Dann versucht Papershift automatisch, einen Dienstplan unter Berücksichtigung aller Vorgaben zu erstellen.

Für jeden Mitarbeiter kann man seine Tages-, Wochen- oder Monatsarbeitszeit sowie seinen Urlaubsanspruch erfassen.  Fehlt der Mitarbeiter, kann man dies ebenfalls eintragen – oder ihm einen Zugang einrichten, damit er selbst seine Fehlzeiten erfassen kann.

Der fertige Dienstplan lässt sich dann wahlweise online abrufen oder als PDF ausdrucken bzw. per E-Mail verschicken.

PDF-Version des fertigen Dienstplans (Foto: Screenshot)

PDF-Version des fertigen Dienstplans (Foto: Screenshot)

Praktischerweise lässt sich Papershift sowohl mit dem Computer als auch mit Tablet oder Smartphone bedienen: Die Programmierer haben die Seite für alle Geräte entsprechend angepasst.

Ab 9 Euro im Monat

Im ersten Monat ist Papershift kostenfrei, danach kostet die Software je nach Mitarbeiter-Anzahl Geld: Bis 4 Mitarbeiter 9 Euro/Monat, bis 20 Mitarbeiter 19 Euro/Monat, bis 50 Mitarbeiter 39 Euro und bis 80 Mitarbeiter 69 Euro. Wer mehr Mitarbeiter verwalten möchte, bekommt von der Firma auf Anfrage einen Preis genannt.

Wer bei der Nutzung von Papershift auf Probleme stößt, kann jederzeit Hilfe rufen: Unten rechts auf dem Bildschirm wird stets der Hinweis „Hinterlasse uns eine Nachricht“ angezeigt.

Ein kleines Video zeigt, wie man einen Zugang bei Papershift anlegen kann:

Und jetzt Sie? Wie wird in Ihrer Redaktion der Dienstplan erstellt bzw. verwaltet? Kennen Sie ein besseres Tool als Papershift? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.


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3 Responses to “Papershift macht Dienstplan-Erstellung schnell und einfach”

  1. Max

    Mittlerweile hat sich Papershift ziemlich weiterentwickelt. Sie haben die Preise gesenkt und starten jetzt ab 2 Euro. Außerdem hab ich gesehen, dass sie mittlerweile auch ziemlich viele Möglichkeiten anbieten um Dienstpläne an Angestellte zu versenden. Aber das war ja auch zu erwarten, wenn fast wöchentlich ein Update veröffentlicht wird. Daumen hoch, weiter so 😉

    Antworten

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