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Online-Rechnungsprogramme für Journalisten


© elnariz - Fotolia.com

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Natürlich kann man seine Rechnung mit Word oder Pages (der Standard-Textverarbeitung auf dem Mac) schreiben und als PDF-Datei oder per Post schicken. Aus meiner Sicht ist es auf Dauer aber einfacher eine Software zu benutzen, die eine Rechnung mit wenigen Klicks generiert und auf Wunsch die Zahlungseingänge auf dem Bankkonto überwacht. Die Palette reicht von einfachen Programmen fürs Rechnungen schreiben bis hin zu Anbietern, mit denen man alle Belege digital archivieren kann, um dann die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) sowie die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen. Der Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, das Thema „Buchhaltung“ zu überdenken, daher auch dieser Beitrag zwischen den Jahren.

Bei meiner Recherche habe ich keinen Anbieter gefunden, der Buchhaltung und Steuererklärung in einem Paket anbietet. Firmen wie Lexware und Buhl Data bieten aber zumindest alles aus einer Hand an: Lexware Buchhalter / Taxman 2015 bzw. Mein Büro / Wiso Steuer Sparbuch. Lexware bietet mit LexOffice und Smartsteuer.de sogar eine Cloud-Lösung, ideal für Mac- und Linux-Anwender, die sonst kaum fündig werden.

LexOffice: Cloud-Lösung mit drei Ausbaustufen

LexOffice hat mir besonders gefallen, denn das Produkt gibt es in drei Ausbaustufen: Wer nur seine Rechnungen schreiben möchte und den Rest vom Steuerberater machen lässt, nimmt „Rechnung und Finanzen“ und zahlt für die Cloud-Lösung monatlich 4,90 Euro. Wer die Belege selbst ordnet (fürs Scannen gibt es eine kostenfreie iOS- und Android-App für Smartphones), die monatliche Buchführung erledigt und auch die Umsatzsteuervoranmeldung per Elster übernimmt, zahlt 9,90 Euro und überlässt den Jahresabschluss dem Steuerberater. Und wer den Steuerberater höchstens am Jahresende braucht, bekommt „Buchhaltung & EÜR“ für 12,90 Euro im Monat. Die Pakete sind monatlich kündbar und die Server stehen in Deutschland. Für das iPad gibt es eine kostenfreie App, um Angebote und Rechnungen auch unterwegs einfach schreiben zu können.

LexOffice Dashboard: Der schnelle Blick über die eigenen Finanzen (Foto: Lexware)

LexOffice Dashboard: Der schnelle Blick über die eigenen Finanzen (Foto: Lexware)

Zwischen den Paketen kann man beliebig wechseln und so klein anfangen und später Funktionen dazu kaufen. Auf Wunsch behält LexOffice ihre Bankkonto im Blick und ordnet Buchungen den entsprechenden Belegen zu. Der Steuerberater bekommt ihre Daten auf Wunsch im DATEV-Format.

LexOffice erstellt die amtliche Einnahme-Überschuss-Rechnung (Foto: LexOffice)

LexOffice erstellt die amtliche Einnahme-Überschuss-Rechnung (Foto: LexOffice)

SageOne: Die Cloud-Lösung mit Steuerberater-Service

In einer ähnlichen Funktionsliga spielt auch Sage One, das es in zwei Ausführungen gibt: „Angebot & Rechnung“ kostet 6,96 Euro im Monat und „Finanzen & Buchhaltung“ 16,95 Euro. Wer bis Ende 2014 bucht, bekommt den großen Tarif für 11,86 Euro/Monat und damit 30 Prozent günstiger. Mit SageOne schreiben Sie Angebote und Rechnungen, verschicken die Umsatzsteuervoranmeldung per Elster ans Finanzamt und können – im großen Paket – Ihre Daten im Datev-Format für den Steuerberater exportieren. Einmal im Jahr erstellt SageOne auch die Einnahme-Überschuss-Rechnung. Wie LexOffice übernimmt SageOne auch das Online-Banking und gleich dann Kontoauszüge und Rechnungen / Belege ab.

Interessant ist die Verbindung zu felix1.de, einer Online-Steuerberatung zum Festpreis: Je nach Umfang zahlen Freiberufler zwischen 29 und 69 Euro im Monat, dafür übernehmen Steuerberater an rund 150 Standorten in ganz Deutschland unterschiedliche Aufgaben. Im Paket für 29 Euro im Monat macht der Steuerberater die Gewinnermittlung (EÜR) und vertritt den Steuerpflichtigen vor dem Finanzamt. Für 39 Euro im Monat übernimmt er auch die Umsatzsteuererklärung und prüft den Umsatzsteuerbescheid.

FastBill: Rechnung schreiben, Belege scannen und an den Steuerberater exportieren

Mit Fastbill kann man sehr leicht Rechnungen erstellen (Foto: Fastbill)

Mit Fastbill kann man sehr leicht Rechnungen erstellen (Foto: Fastbill)

User von Fastbill loben in Testberichten (hier und hier) die Einfachheit der Fastbill-Oberfläche. Angebote und Rechnungen schreiben, Belege per E-Mail weiterleiten oder mit der Smartphone-App einscannen und monatlich alle Daten an den Steuerberater schicken – das bietet Fastbill für 19 Euro im Monat. Für 90 Cent pro Rechnung übernimmt Fastbild den Postversand an den Kunden und für 10 Cent pro Rechnung wird die PDF-Version digital signiert, so dass sie auch vom Finanzamt akzeptiert wird. Wer das Plus-Paket für 19 Euro im Monat bucht, kann Belege per E-Mail erfassen, einen monatlichen Bericht an den Steuerberater schicken und E-Mails mit eigenem Logo verschicken. Der Complete-Tarif für 5 Euro im Monat bietet das nicht. Anders als LexOffice kann Fastbild die Kontoauszüge Ihrer Bank nicht abrufen und mit den Buchungspositionen abgleichen. Charmant finde ich die Möglichkeit, dass Kunden per E-Mail einen Link bekommen, auf dem sie Rückfragen zur Rechnung schicken oder die Bezahlung per Paypal veranlassen können. Auch die Rechnungshistorie kann Ihr Kunde dort – ohne eigenen Fastbill-Account abrufen.

Fastbill erstellt auf Knopfdruck die fertige Rechnung (Foto: Fastbill)

Fastbill erstellt auf Knopfdruck die fertige Rechnung (Foto: Fastbill)

Mit 19 Euro im Monat rangiert Fastbild preislich über LexOffice und Sage One in der größten Ausbau-Stufe.

Debitoor.de: Kostenfrei Rechnungen erstellen und Ausgaben buchen

Das Angebot klingt verlockend: Wer nur Rechnungen online (oder mit einer iOS- bzw. Android-App) schreiben möchte, zahlt bei Debitoor.de gar nichts. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Kunden und Rechnungen man pro Monat schreibe möchte. Erst wenn man auch Angebote und Mahnungen erstellen sowie seine Rechnungen selbst designen möchte, muss man verhältnismäßig moderate 6,90 Euro im Monat bezahlen (bei jährlicher Zahlungsweise 5,75 Euro).

Anders als bei den anderen genannten Programmen kann man mit den kostenfreien Apps nicht nur Belege einscannen, sondern auch Rechnungen bzw. Angebote schreiben und abrufen. So kann man wirklich mobil arbeiten.

Ein Haken: Debitoor.de speichert seine Daten nicht in Deutschland, sondern im Amazon-Rechnenzentrum in Irland. Hintergrund ist vermutlich, dass Debitoor eine dänische Firma ist und ihr Produkt in sechs Sprachen und in über 30 Ländern anbietet. Ich persönlich hätte damit kein Problem.

Meine Buchhaltung in der Cloud?

Ja, die Frage darf man natürlich stellen. Aus meiner Sicht hat diese Lösung mehrere Vorteile: Die Software ist stets aktuell, man kann von jedem Rechner auf seine Daten zugreifen und man muss sich – sehr wichtig – nicht um das leidige Thema Backups kümmern. Viele der im folgenden genannten Anbieter haben ihre Server in deutschen Rechenzentren stehen, wo sie damit den deutschen Datenschutzrichtlinien unterliegen.

In diesem Vergleich habe ich bewusst keine Anbieter berücksichtigt, die in den kleinen Paketen eine Begrenzung der Kundenzahl vorsehen. So kann man im kleinen Tarif von Easybill für 9 Euro im Monat nur maximal 20 Kunden verwalten, bei Billomat für 6 Euro im Monat bis zu 25 Kunden. Interessant bei Easybill fand ich, dass der Online-Dienst nicht nur Mahnungen verschicken kann, sondern auf Wunsch auch das Inkasso (übe den Partner mediafinanz) übernimmt.

Fazit

Die vorgestellten Cloud-Lösungen können Ihnen das lästige Thema Rechnungen schreiben und Belege buchen deutlich vereinfachen. Ich selbst habe über Jahre für Pressekonditionen.de mit der Mac-Software Grand Total gearbeitet, würde aber heute auf eine Cloudlösung zurückgreifen, um nicht nur Rechnungen zu schreiben sondern auch Belege digital zu erfassen. Mein persönlicher Favorit ist LexOffice, weil das Programm viele Funktionen bietet und mit der Firma Lexware eine starke Marke im Hintergrund steht. Über Fastbill habe ich schon viel positives gehört, allerdings finde ich das Programm mit 19 Euro pro Monat zu teuer.


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4 Responses to “Online-Rechnungsprogramme für Journalisten”

    • Sebastian Brinkmann

      Die Übersicht hatte ich bei meiner Recherche auch entdeckt, aber offen gestanden nicht verstanden, WIE das Ranking zu Stande kam. Jetzt habe ich aber den Link auf das PDF am Fuß des Beitrages entdeckt.

      Antworten
  1. Eva

    ich habe auch schon einige Online-Programme getestet, mit denen ich nicht nur Rechnungens chreiben, sondern auch Buchhaltung inkl. Steuerkram erledigen will. Lexoffice hatte mir zunächst auch gefallen, allerdings fehlen einige wesentliche Features für freie Journalisten – so die Vorsteuerberechnung nach Durchschnittssätzen (mit der man viel Geld spart in dem vierteljährlichen Ust-VA). Das Fehlen – und der Umstand, dass Lexoffice auf Anfrage dass auch nicht zum Nachrüsten vorgesehen hat, war für mich letztendlich das K.O-Kriterium. Zudem kann im Programm auch keine jährliche Umsatzsteuererklärung erledigt werden – müsste man dann doch wieder händisch machen – oder einen Steuerberater bezahlen.

    Antworten
  2. Oli

    Hallo,
    ich habe im Betahaus Berlin mal eine Veranstaltung zum Thema besucht und dort hatte mich http://www.mein-tagwerk.de/ am meisten interessiert und begeistert. Kurz nachdem ich mir einen Account erstellt hatte, wurde mir eine Festanstellung angeboten, so dass ich ab dann nicht mehr freiberuflich unterwegs war und nicht so tief in Mein Tagwerk eingestiegen bin. Aber wenn ich mir FastBill und andere ansehe, gefällt mir auf den ersten Blick mein Tagwerk noch immer am besten. Auch einer der beiden Macher, Gerald, war bei diesem Event so sympathisch, dass ich bis heute gerne im Bekanntenkreis Mein Tagwerk empfehle und von dort auch keine negativen Rückmeldungen erhalten habe. Am besten selbst mal testen und mit den Machern telefonieren oder mailen und sich selbst eine Meinung bilden. Oli

    Antworten

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