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Mit GTD arbeiten Sie effektiver und vergessen weniger


© Deyan Georgiev - Fotolia.com

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Die Abkürzung GTD steht für Getting Things Done. Was am Anfang kompliziert klingt, macht mein Arbeitsleben seit ein paar Jahren sehr viel effektiver, weil ich jederzeit im Blick habe, was die nächste Aufgabe ist – und nicht ständig Aufgaben in meinem Kopf jonglieren muss. Erfahren Sie hier, wie GTD funktioniert und probieren Sie es aus.

1. Alles aufschreiben

Getting Things Done besagt, dass man sich keine Aufgabe im Kopf merkt. Keine! Nicht mal den Einkauf! Indem man alle Todos an einer zentralen Stelle erfasst und das darf nicht der Kalender oder die E-Mail-Box sein, entleert man seinen Kopf. Sie kennen das bestimmt: Sie stehen unter der Dusche, liegen im Bett, sitzen im Auto – und müssen ständig an Aufgaben denken, die Sie erledigen müssen. Das lenkt von der eigentlichen Arbeit an und versperrt Ihnen den Weg zu kreativem Arbeiten.

Also, alle Todos – und wirklich alle Todos, sonst funktioniert es nicht – werden auf Papier, auf Kärtchen oder in einer Software erfasst. Hauptsache außerhalb des Kopfes.

2. Jede Aufgabe ist konkret und klar formuliert

Eine Aufgabe lautet entsprechend nicht „Projekt XY starten“, sondern „Meeting mit XX, XY und YY organisieren“. Auch nach Tagen muss bei der Lektüre der Beschreibung sofort klar sein, was zu tun ist. Ist eine Aufgabe zu groß für einen Eintrag, erfasst man mehrere einzelne Aufgaben.

3. Jede Aufgabe wird einem Projekt und einem Kontext zugeordnet

Jede Aufgabe, die mehr als eine Unteraufgabe beinhaltet, ist ein Projekt. Um im obigen Beispiel zu bleiben: „Projekt XY starten“ wäre so ein Projekt und „Meeting organisieren“ ist dann eine Aufgabe darin. Vorab mit einer Person telefonieren, im Archiv nach Unterlagen suchen oder im Netz nach potentiellen Dienstleistern recherchierren wären andere Aufgaben im Rahmen dieses Projekts.

All diese Aufgaben werden einem Kontext zugeordnet. Das ist in der Regel eine Person („Chef“, „Kollege X“), kann aber auch ein Ort sein. Ich selbst benutze den Kontext „Schreibtisch“ für alle Dinge, die ich erledigen kann, wenn ich am Schreibtisch sitze. Kehre ich nach einem Meeting zu meinem Schreibtisch zurück, rufe ich diese Liste auf und fange an.

Ein Kontext kann aber auch „Telefon“ oder „Supermarkt“ sein. Denn Telefonate können Sie fast von überall aus führen und auf diese Weise ein paar Minuten Wartezeit sinnvoll nutzen – auch wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen.

Der Vorteil dieser doppelten Zuordnung: Man kann jederzeit sehen, was in einem Projekt an Aufgaben noch offen sind. Und trifft man eine oder mehrere Personen – zum Beispiel im wöchentlichen Jour Fixe – hat man sofort all die Punkte parat, die man mit der Person besprechen muss. Verlangt der eigene Chef vor jedem Jour Fixe eine Agenda, kann man diese sehr einfach und binnen Minuten aufschreiben.

Ich habe mir angewöhnt, die Kontexte in zwei Stufen einzuordnen. „Team“ ist der Kontext und die Team-Mitglieder stehen als Kontext darunter. So habe ich im Team-Meeting sofort alle Aufgaben im Blick, die ich mit den einzelnen Team-Mitgliedern besprechen möchte. Gleiches gilt für Runden mit anderen Teilnehmern, die regelmäßig stattfinden.

4. Aufgaben werden nur dann einem Tag zugeordnet, wenn sie an dem Tag erledigt werden müssen

Viele Kollegen arbeiten mit einer täglichen Todo-Liste, auf der sie alle Aufgaben notieren, die sie an dem Tag erledigen möchten. Das habe ich auch lange Zeit gemacht und ich fand es jeden Morgen frustrierend, die nicht erledigten Punkte des Vortages am nächsten Tag auf die neue Liste zu setzen.

Deshalb unterscheidet GTD zwischen Aufgaben, die an einem Tag erledigt werden müssen („XY zum Geburstag gratulieren“) und Aufgabe, die man als nächstes erledigen möchte. Nach dieser Logik muss man die Tages-Aufgaben an dem Tag sofort erledigen, um sich danach den anderen Aufgaben zu widmen, die unter dem Kontext gespeichert sind. Erfahrungsgemäß gibt es jeden Tag nur eine Handvoll Aufgaben, die an diesem Tag erledigt werden müssen. Zwingen Sie sich, diese Liste kurz zu halten.

5. Neue Aufgaben kommen in die Inbox und werden verarbeitet

Neue Aufgaben, die man zum Beispiel in einem Meeting bekommt, landen erstmal auf einer Eingangsliste. Nur die Aufgabe wird notiert, es wird ihr noch kein Kontext und kein Projekt zugeordnet. Das passiert erst, wenn man wieder aus dem Meeting raus ist. Dann werden die Aufgaben verarbeitet:

  • Aufgabe, die man in zwei Minuten erledigen kann, werden sofort erledigt und von der Liste gestrichen. (Tolles Gefühl!)
  • Aufgaben, die man delegieren kann, werden sofort an den Kollegen weitergeleitet und von der Liste gestrichen (Mein Trick bei Kollegen, die gerne mal Sachen vergessen: Aufgabe mit dem Kontext „Warten“ versehen und den Kollegen ggf. erinnern.)
  • Alle anderen Aufgaben werden mit Kontext und Projekt – und ggf. Fälligkeitsdatum – gespeichert und werden später erledigt.

Ich persönlich bearbeite meine Inbox mehrmals am Tag, damit ich nicht zu viele Punkte auf der Liste sammle. Ich habe mir auch angewöhnt, jeden Abend auf dem Weg nach Hause Aufgaben mittels Siri in mein iPhone zu speichern, weil ich auf der Heimfahrt immer wieder über Aufgaben nachdenke, die ich noch erledigen muss. Zu Hause angekommen hat man so den Kopf frei und kann abschalten. Und wenn einem doch noch was einfällt: Kurz ins iPhone schreiben und gut ist. Dazu stehe ich zur Not auch nachts auf – wenn das iPhone nicht am Bett liegt – und erfasse die Aufgabe.

6. Jede Woche werden die Todo-Listen gesichtet und sortiert

Ich gebe zu: Diesen Teil von GTD habe ich lange nicht verstanden und entsprechend nicht praktiziert. Inzwischen habe ich den Sinn verstanden. Jeden Freitagnachmittag sichte ich nach einander all meine Projekt-Todo-Listen und stelle mir bei jedem Punkt folgende Fragen:

  • Ist die Aufgabe inzwischen erledigt? (Weil der Kollege auf meine E-Mail geantwortet hat / Weil das Problem inzwischen behoben ist). Diese Punkte kann ich direkt von meiner Liste streichen (Tolles Gefühl)
  • Sollte ich die Aufgabe in der nächsten Woche erledigen? (Ich weiß freitags häufig schon, wie viel Zeit ich in der Folgewoche haben werde und kann mir deshalb Kann-Aufgaben markieren)

Diese wöchentliche Sichtung am Freitag nach der Mittagspause hat mehrere Vorteile: Falls man bei der Durchsicht eine Aufgabe entdeckt, die man in der Woche noch erledigen musste, hat man dafür noch ein paar Stunden Zeit. Und weil man alle Todos auf der eigenen Liste einmal in der Woche sichtet, ist sichergestellt, dass keine Aufgabe aus dem Blickfeld gerät. Man schaut sie sich ja wöchentlich an und bewertet ihre Dringlichkeit.

7. Zettel und Mappen oder Software?

David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity (Link führt zu Amazon.de)

David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity (Link führt zu Amazon.de)

Getting Things Done ist keine Software, sondern ein Organisationsprinzip. David Allen – der Erfinder von GTD – beschreibt in seinem lesenswerten Buch „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity“ das Prinzip mit Zetteln und Mappen. Trotzdem lohnt es sich aus meiner Sicht, eine geeignete GTD-Software zu suchen. Davon gibt es wie Sand am Meer und jede funktioniert ein bisschen anders.

Deshalb sollten Sie sich bei der Auswahl des für Sie geeigneten Tools etwas Zeit nehmen und nicht das erstbeste Progamm nehmen. Denn wenn alles klappt, wird diese Software zu einer der am häufigsten eingesetzten Programme. Einige der im folgenden genannten Programme setzen GTD sehr konsequent um, andere mit Einschränkungen:

  • Omnifocus (Mac, iPad, iPhone) – benutze ich!
  • Things (Mac, IPad, iPhone) – von einer Firma in Stuttgart
  • Wunderlist (Web, Windows 8, Android, Kindle Fire, Mac, iPhone/iPad, Web-Browser) – das Allzweck-Tool aus Berlin, das sich auch im Team nutzen lässt.
  • Todiist (Web, Windows, Mac, Android, iPhone/iPad, Thunderbird, GMail, Postbox ..) – optisch sehr schöne Todo-Software

Ich nutze seit mehreren Jahren die Software Omnifocus der Firma Omnigroup, die es für Mac, iPad und iPhone gibt. Großer Vorteil dieser Lösung ist, dass die Aufgabenlisten zwischen den drei genannten Geräten über einen kostenfreien OmniSync-Server synchronisiert werden. Aufgabe, die ich mit dem iPhone erfasse, sehe ich deshalb binnen Sekunden auch auf meinem Büro-Mac oder auf dem Rechner zu Hause. Die GTD-Software nur auf dem Rechner oder dem Smartphone zu haben, ist aus meiner Sicht auf Dauer Mist, weil man am Rechner bequemer und schneller tippen kann als am iPhone. Anders herum kann man am iPhone schnell mal ein Todo erfassen, wenn man 30 Sekunden Zeit hat.

Die Links zum Amazon-Shop sind so genannte Partner-Shop-Links. Journalisten-Tools erhält einen kleinen Teil des Kaufpreises als Provision.


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2 Responses to “Mit GTD arbeiten Sie effektiver und vergessen weniger”

  1. Alexander Ziegler

    Ich nutze seit ca. 2 Jahren Things für Macbook & iPhone.
    Sehr schön hier finde ich die Unterteilung in Projekte, Bereiche, Tags, Kontakte und die Sortierung der Aufgaben im Zeitlichen Kontext in Heute, als Nächstes und zeitlich genau datiert. Als letztes gibt es noch den allgemeinen Eingangsordner für leute die ihre Aufgaben erst einmal gerne nur notieren und diese dann der Reihe nach der Wichtigkeit nach Ordnen. Siri Unterstützung & Sync Funktion per Cloud gibt es auch.
    GTD ist gerade für jemand der von seinem Naturell so verplant ist wie ich genau das RIchtige um den Kopf für die wirklich wichtigen Dinge wieder frei zu haben.

    Antworten

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